CHAPTER 07 — TEMPLATES
文书模板集文書テンプレート集
交给入管的文书、发给公司的邮件、给学校的委托 —— 常用的这里全都有。直接复制走，把〔 〕里的内容换成你自己的信息就能用。 入管に提出する文書、会社へのメール、学校への依頼 —— よく必要になるものを揃えました。コピーして〔 〕内をご自身の情報に置き換えてお使いください。
01使用前必读使う前に
① 不要原样照抄提交。〔 〕的部分一定要换成你自己的真实情况。模板原封不动交上去，审查官一眼就看得出来；内容和事实对不上，就是虚偽申請。
② 只写事实。不夸大，不隐瞒。理由書不是「把自己写得好看的文书」，而是「把事实整理清楚、让人一看就明白的文书」。
③ 不是越长越好。A4 纸 1〜2 页刚好。审查官一天要看几十份。
④ 理由書没有法定格式。手写、电脑打印都行。写清日期・姓名・国籍・出生年月日・在留カード号码，最后签名。
①そのまま提出しないでください。〔 〕を必ずご自身の事実に置き換えること。テンプレートのままでは審査官にすぐ分かりますし、内容が事実と異なれば虚偽申請となります。
②事実のみを記載してください。誇張せず、隠さず。理由書は「良く見せる文書」ではなく「事実を分かりやすく整理する文書」です。
③長ければよいわけではありません。A4で1〜2枚が適量です。
④理由書に法定の様式はありません。手書き・ワープロいずれも可。日付・氏名・国籍・生年月日・在留カード番号を明記し、署名を入れてください。
02给公司的委托邮件会社への依頼メール
拿到内定马上就发的邮件。确认公司属于哪个 カテゴリー、请公司准备材料，一封信一次说完。内定後すぐに送るメール。カテゴリーの確認と会社側書類の依頼を同時に行います。
件名：在留資格変更許可申請に係る書類のご準備のお願い（〔氏名〕） 〔会社名〕 人事部 〔ご担当者名〕様 お世話になっております。 〔入社予定年月〕入社予定の〔氏名〕と申します。 このたびは内定をいただき、誠にありがとうございます。 入社にあたり、現在の在留資格「留学」から「技術・人文知識・国際業務」への 在留資格変更許可申請を行う必要がございます。 つきましては、貴社にご準備いただく書類について、下記のとおりお願い申し上げます。 ■ お伺いしたいこと ・貴社は、出入国在留管理庁の定める「所属機関のカテゴリー」の いずれに該当しますでしょうか（カテゴリー1〜4）。 該当するカテゴリーにより、私が提出する書類の範囲が変わります。 ■ ご準備をお願いしたい書類 【全カテゴリー共通】 1. 在留資格変更許可申請書のうち「所属機関等作成用1」および「所属機関等作成用2」 ※「所属機関等作成用2」は派遣に該当しない場合でも提出が必要とされています。 ※様式は出入国在留管理庁のウェブサイトからダウンロードできます（Excel版あり）。 2. カテゴリーに該当することを証明する文書 ・カテゴリー1：四季報の写し／上場を証明する文書の写し／ 主務官庁からの設立許可書の写し 等 ・カテゴリー2・3：前年分の給与所得の源泉徴収票等の法定調書合計表の写し （税務署の受付印があるもの） 【カテゴリー3・4に該当する場合、追加でお願いいたします】 3. 労働条件通知書（雇用契約書）の写し ※職務内容・契約期間・報酬額・就業場所の記載が必要です。 4. 登記事項証明書（発行から3か月以内のもの） 5. 事業内容を明らかにする資料（会社案内 等。 沿革・役員・組織・事業内容・主要取引先と取引実績の記載があるもの） 6. 直近年度の決算文書の写し（新規事業の場合は事業計画書） 7. 所属機関の代表者に関する申告書（参考様式） ※令和8年4月15日以降の申請から必須となりました。 ※作成者は所属機関の職員に限られるため、貴社にてご作成をお願いいたします。 8. （主に言語能力を用いて対人業務等に従事する場合） 業務上使用する言語についてCEFR・B2相当の言語能力を証する資料 ■ 申請予定時期 〔○年○月〕を予定しております。 審査には1か月から2か月程度を要するため、 〔○月○日〕頃までにご準備いただけますと幸いです。 お忙しいところ恐れ入りますが、何卒よろしくお願い申し上げます。 〔氏名〕 〔電話番号〕／〔メールアドレス〕
03理由書（说明专业与职务的关联性）理由書（専攻と職務の関連性を説明する）
专门学校毕业的人，这份基本等于必交。大学毕业但专业和职务离得比较远的，写一份也有用。専門学校卒の方には事実上の必須文書。大学卒でも専攻と職務が離れている場合に有効です。
理 由 書
〔提出年月日〕
出入国在留管理局長 殿
申請人氏名 〔氏名〕 （署名）
国籍・地域 〔国籍〕
生年月日 〔西暦○年○月○日〕
在留カード番号〔 〕
このたび、在留資格「留学」から「技術・人文知識・国際業務」への
在留資格変更許可申請をいたします。
申請にあたり、私が〔学校名〕〔学科名〕で修得した知識と、
〔会社名〕において従事する職務との関連性について、
以下のとおりご説明申し上げます。
１ 学歴および専攻内容について
私は〔西暦○年○月〕に〔学校名〕〔学科名〕を卒業（卒業見込み）し、
〔専門士／高度専門士／学士〕の称号を付与されました。
在学中は、〔専攻の概要を2〜3行で〕を中心に学びました。
具体的に履修した科目は次のとおりです（成績証明書のとおり）。
・〔科目名〕（〔単位数〕単位） … 〔何を学んだか、1行で〕
・〔科目名〕（〔単位数〕単位） … 〔何を学んだか、1行で〕
・〔科目名〕（〔単位数〕単位） … 〔何を学んだか、1行で〕
※ 履修科目は成績証明書に記載のものから、業務に直結するものを挙げてください。
※ 学科名だけでなく「科目名」を挙げることが重要です。
２ 従事する職務の内容について
〔会社名〕においては、〔部署名〕に配属され、
以下の業務に従事する予定です（労働条件通知書のとおり）。
・〔業務内容①〕（想定される業務量：〔 〕）
・〔業務内容②〕（想定される業務量：〔 〕）
・〔業務内容③〕（想定される業務量：〔 〕）
３ 専攻と職務の関連性について
上記１で修得した知識は、２の業務に次のとおり直接活用されます。
・〔科目名〕で学んだ〔知識〕は、〔業務内容①〕において
〔具体的にどう使うか〕という形で活用いたします。
・〔科目名〕で学んだ〔知識〕は、〔業務内容②〕において
〔具体的にどう使うか〕という形で活用いたします。
※ ここが本書面の核心です。「関連があります」ではなく
※ 「どの科目の、どの知識を、どの業務のどの場面で使うか」を具体的に書いてください。
４ 報酬について
月額〔 〕円（賞与・諸手当を除く基本給）でのご提示をいただいており、
同社において同種の業務に従事する日本人従業員と同等額以上であることを
確認しております。
５ 結び
以上のとおり、私が修得した専門知識は従事する業務に直接活用されるものであり、
在留資格「技術・人文知識・国際業務」に該当する活動であると考えております。
何卒ご許可くださいますよう、お願い申し上げます。
以上
04理由書（打工时间的说明）理由書（アルバイト時間の説明）
这不是一份「找借口的文书」。入管很可能已经从课税信息之类的渠道掌握了情况。它的作用是你主动把事实说清楚，并且证明已经改正了。
如果超时的幅度很大（时间长、超得多），提交前先找申請取次行政書士或者律师咨询。这是写法一变、结果就可能跟着变的领域。
これは「言い訳の文書」ではありません。入管は課税情報等から既に把握している可能性があります。自ら正確に説明し、是正済みであることを示すための文書です。
長期間・大幅な超過の場合は、提出前に申請取次行政書士・弁護士へご相談ください。書き方で結果が変わり得る領域です。
理 由 書
〔提出年月日〕
出入国在留管理局長 殿
申請人氏名 〔氏名〕 （署名）
国籍・地域 〔国籍〕
生年月日 〔西暦○年○月○日〕
在留カード番号〔 〕
在留資格変更許可申請にあたり、在学中の資格外活動（アルバイト）について、
自ら正確にご報告し、ご説明申し上げます。
１ 事実関係
私は〔西暦○年○月〕から〔西暦○年○月〕までの間、
〔勤務先名〕において資格外活動に従事しておりました。
このうち〔西暦○年○月〕から〔西暦○年○月〕までの期間について、
1週について28時間以内という資格外活動許可の条件を超えて
就労していた期間がございました。
当該期間の稼働状況はおおむね〔週○時間程度〕であり、
当該年の給与収入は〔 〕円でした。
※ 事実は正確に。日付・期間・時間・金額をごまかさないでください。
※ 課税証明書や源泉徴収票と矛盾しない数字を書いてください。
２ 経緯および原因
〔なぜそうなったのかを、事実として簡潔に。3〜5行程度〕
例：勤務先のシフト管理において1週間の起算日の理解を誤っており、
月単位での総時間のみを管理しておりました。
※ 「学費が払えなかったため」と書く場合は慎重に。
※ 経費支弁能力の不足を自ら述べることにもなり、別の消極要素になり得ます。
３ 是正の状況
〔西暦○年○月〕に自らの誤りに気づき、直ちに勤務時間を見直し、
以降は1週について28時間以内を厳守しております。
現在は〔就労していない／週○時間以内で就労している〕状況です。
４ 反省および今後について
資格外活動許可の条件は、留学生としての本来の活動を確保するために
定められたものであると理解しております。
自らの確認不足により条件に反する期間を生じさせたことを深く反省しております。
今後は入管法および関係法令を遵守し、
〔会社名〕における業務に専念する所存です。
５ 現在の在留状況
学業については〔出席率○％／成績〕であり、
〔西暦○年○月〕に〔学校名〕を卒業（卒業見込み）です。
学費・国民健康保険料・国民年金保険料については、
〔納付済み／学生納付特例の手続を行っている〕状況です。
何卒ご賢察のうえ、ご許可くださいますようお願い申し上げます。
以上
05職務内容説明書（请公司写的那份）職務内容説明書（会社作成）
专门学校毕业最强的补强材料。让公司照这个格式写，和理由書一起交上去。専門学校卒に最も有効な補強資料。会社にこの形式で作成してもらい、理由書とセットで提出します。
職務内容説明書
〔作成年月日〕
出入国在留管理局長 殿
所属機関名 〔会社名〕
所在地 〔住所〕
代表者氏名 〔代表者名〕 （記名）
担当者 〔部署・氏名・電話番号〕
弊社が採用いたします〔氏名〕（〔国籍〕・〔生年月日〕）の
職務内容について、下記のとおりご説明申し上げます。
１ 配属先および役職
部署：〔部署名〕 役職：〔役職名〕
雇用形態：正社員（期間の定めなし）／就業場所：〔住所〕
報酬：月額〔 〕円（基本給。通勤手当等の実費弁償を含まない）
２ 具体的な職務内容と業務比率
┌───────────────────────────────┬──────┐
│ 業務内容 │ 比率 │
├───────────────────────────────┼──────┤
│ 〔業務①：できるだけ具体的に〕 │ 〔○〕％│
│ 〔業務②〕 │ 〔○〕％│
│ 〔業務③〕 │ 〔○〕％│
└───────────────────────────────┴──────┘
※ 合計100％になるように。
※ 接客・現場作業が含まれる場合は、その比率と位置づけを正直に書いた上で、
※ 「主たる活動」が技人国該当業務であることが分かるようにしてください。
３ 本人の学修内容との関連性
本人は〔学校名〕〔学科名〕において
〔科目名〕〔科目名〕〔科目名〕等を履修しており、
これらの知識は上記２の業務のうち、
〔業務①〕における〔具体的な場面〕、
〔業務②〕における〔具体的な場面〕に直接活用されます。
４ 日本人従業員との処遇の同一性
同一の業務に従事する日本人従業員は〔○〕名おり、
いずれも〔大学卒／専門学校卒〕相当の学歴要件で採用しております。
報酬についても同等額を支給しており、
昇給・賞与・福利厚生においても差異はございません。
５ （該当する場合のみ）採用当初の実務研修について
入社後〔○〕か月間は実務研修期間としております。
当該研修は日本人従業員にも一律に課しているものであり、
研修内容は〔研修内容〕です。
研修終了後は上記２の業務に従事することが確定しております。
※ 研修が採用から1年を超える場合は、別途「研修計画書」が求められます。
※ 「選抜された者のみが本来業務に就く」形は認められません。
以上のとおり、本人の従事する業務は在留資格
「技術・人文知識・国際業務」に該当するものと考えております。
何卒ご許可を賜りますようお願い申し上げます。
以上
06「資料提出通知書」的回答書「資料提出通知書」への回答書
回 答 書
〔提出年月日〕
〔○○〕出入国在留管理局長 殿
申請人氏名 〔氏名〕 （署名）
国籍・地域 〔国籍〕
生年月日 〔西暦○年○月○日〕
在留カード番号〔 〕
申請受付番号 〔申請受付票に記載の番号〕
〔提出年月日〕付「資料提出通知書」によりご依頼のありました件について、
下記のとおり資料を提出し、あわせてご説明申し上げます。
１ 提出資料一覧
① 〔資料名〕 … 〔この資料が何を裏付けるか、1行で〕
② 〔資料名〕 … 〔この資料が何を裏付けるか、1行で〕
③ 〔資料名〕 … 〔この資料が何を裏付けるか、1行で〕
※ ここが最も重要です。資料を束で出すのではなく、
※ 「どの資料が、どの事実を裏付けるのか」を審査官が一読して分かる形に。
２ ご指摘の点についての説明
〔通知書で問われた事項を、一つずつ番号を付けて回答〕
（1）〔問われた事項〕について
〔回答。事実を簡潔に。該当する提出資料の番号を明記〕
（→ 提出資料①、②）
（2）〔問われた事項〕について
〔回答〕
（→ 提出資料③）
３ ご依頼のうち提出できない資料について（該当する場合）
〔資料名〕につきましては、〔提出できない理由〕のため、
ご提出することができません。
代替として〔代替資料名〕を提出いたしますので、
ご確認いただけますと幸いです。
※ 「用意できない」で終わらせず、必ず理由と代替案をセットで。
お手数をおかけいたしますが、何卒よろしくお願い申し上げます。
以上
07请学校开推薦状（継続就職活動）推薦状の依頼（継続就職活動）
一定要在毕业前发出去。毕业之后再去要，有的学校就不给开了。卒業前に送ってください。卒業後では発行してもらえない場合があります。
件名：継続就職活動に係る推薦状の発行について（〔学籍番号〕〔氏名〕） 〔学校名〕 就職課 ご担当者様 いつもお世話になっております。 〔学部・学科〕〔学年〕の〔氏名〕（学籍番号：〔 〕）と申します。 現在就職活動を継続しておりますが、 卒業までに内定を得られない可能性があるため、 卒業後に在留資格を「特定活動（継続就職活動）」へ変更することを 検討しております。 当該申請にあたっては、 「継続就職活動を行うことを希望する旨の推薦状」を 卒業した教育機関から発行していただく必要がございます。 つきましては、下記についてご教示いただけますでしょうか。 1. 推薦状の発行は可能でしょうか。 2. 発行を依頼する場合の手続き・必要書類・所要日数 3. 発行を依頼できる時期（卒業前／卒業後のいずれか） 4. その他、事前に準備しておくべきこと なお、現在の就職活動の状況は以下のとおりです。 ・応募社数：〔 〕社 ・選考中：〔 〕社 ・主な活動内容：〔説明会参加、エントリー、面接 等〕 お忙しいところ恐れ入りますが、 何卒よろしくお願い申し上げます。 〔氏名〕 〔電話番号〕／〔メールアドレス〕
08内定辞退的通知内定辞退の連絡
政府在官方宣传册里写得很明白：「内々定・内定の辞退は、就活生の正当な権利です」。从法律上说，内定辞退是劳动者一方解除合同，无固定期限的劳动合同依据民法第 627 条第 1 项，提出后经过 2 周即告终止。
内定辞退本身不会给在留资格带来任何不利影响。但是如果你已经递交了在留资格变更申请，一定要联系入管（需要撤回申请，或者用新的就职单位重新申请）。
被逼着辞退（オワハラ）的时候，可以找都道府県労働局・新卒応援ハローワーク・大学キャリアセンター咨询。
政府は公式リーフレットで「内々定・内定の辞退は、就活生の正当な権利です」と明言しています。法的にも内定辞退は労働者側からの解約であり、期間の定めのない労働契約では民法第627条第1項により申入れから2週間の経過で終了します。
内定辞退そのものが在留資格に不利益を及ぼすことはありません。ただしすでに在留資格変更を申請している場合は必ず入管へ連絡してください（申請の取下げ、又は新しい就職先での再申請が必要になります）。
オワハラを受けた場合の相談先は都道府県労働局・新卒応援ハローワーク・大学キャリアセンターです。
件名：内定辞退のご連絡（〔氏名〕） 〔会社名〕 人事部 〔ご担当者名〕様 お世話になっております。〔氏名〕でございます。 このたびは内定のご通知をいただき、誠にありがとうございました。 選考の過程では貴重なお時間を頂戴し、心より感謝申し上げます。 大変申し上げにくいのですが、 熟慮を重ねました結果、誠に勝手ながら 内定を辞退させていただきたく、ご連絡いたしました。 〔理由を一言。詳細を書く義務はありません。 例：他社より内定をいただき、自身のキャリアを考えた結果〕 貴社にはご迷惑をおかけすることとなり、 誠に申し訳ございません。 本来であれば直接お伺いしてお詫び申し上げるべきところ、 メールでのご連絡となりましたことを重ねてお詫び申し上げます。 末筆ながら、貴社のますますのご発展をお祈り申し上げます。 〔氏名〕 〔電話番号〕／〔メールアドレス〕